Points clés à retenir
- Un formulaire I-9 est un document gouvernemental requis pour que les employés puissent travailler aux États-Unis.
- Les formulaires I-9 vérifient l'identité et l'éligibilité d'une personne à l'emploi.
- Les formulaires nécessitent des pièces justificatives comme preuve, comme un permis de conduire ou un passeport.
Comment fonctionne le formulaire I-9 ?
Un nouvel employé doit remplir un formulaire I-9, également appelé formulaire de vérification d'admissibilité à l'emploi, dans le cadre des documents de nouvelle embauche fournis par son employeur.
Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier l'identité d'un employé et pour déterminer s'il est éligible pour commencer à travailler pour l'entreprise. Il a été créé par le secteur des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) du ministère de la Sécurité intérieure (DHS) et doit être rempli pour chaque employé embauché aux États-Unis.
Qui utilise un formulaire I-9 ?
Toutes les nouvelles recrues doivent remplir un formulaire I-9 pendant le processus d'embauche. L'employeur doit vérifier l'éligibilité et les documents d'identification de l'employé et enregistrer les informations sur le document sur le formulaire I-9 dans les trois jours suivant l'embauche.
Si un employé est incapable de lire ou d'écrire en anglais, le formulaire permet à un traducteur ou à un préparateur juridique de remplir le formulaire au nom de l'employé.
Vous n'avez pas besoin de remplir un formulaire I-9 si vous êtes ou étiez :
- Embauché au plus tard le 6 novembre 1986 (ou au plus tard le 28 novembre 2009, si l'emploi est dans le Commonwealth des îles Mariannes du Nord) et avoir des attentes raisonnables en matière d'emploi à tout moment
- Effectuer un travail domestique occasionnel dans une maison privée
- Un entrepreneur indépendant
- Employé par un entrepreneur fournissant des services contractuels, comme une agence d'intérim
- Ne fonctionne pas sur le sol américain
Note
Vous n'avez pas besoin de votre propre I-9 si vous êtes travailleur indépendant.
La discrimination est interdite
L’Immigration Reform and Control Act (IRCA) de 1986 a rendu les employeurs américains légalement responsables de la vérification de l’éligibilité à l’emploi de tous les nouveaux employés. Bien que le formulaire I-9 ne soit pas requis pour les bénévoles ou les employés contractuels, les ressortissants étrangers titulaires d'un visa de travail doivent le remplir.
La législation comprend également des clauses anti-discrimination. En vertu de l'IRCA, les citoyens américains, les résidents permanents et les demandeurs d'asile légalement autorisés à travailler aux États-Unis ne peuvent se voir refuser un emploi ni être licenciés de force en raison de leur origine ou de leur citoyenneté. L'IRCA est applicable à tous les employeurs de trois travailleurs ou plus.
Où obtenir un formulaire I-9
Votre employeur peut vous fournir une copie du formulaire I-9. Vous pouvez également le télécharger sur le site Web de l'USCIS.
Que faire si vous ne recevez pas de formulaire I-9
Un formulaire I-9 est nécessaire pour continuer à travailler.
Un employeur qui enfreint la loi concernant la vérification et le formulaire I-9 s'expose à des amendes ou à des sanctions pénales.
S'il vous manque votre formulaire I-9, contactez votre service des ressources humaines pour en obtenir une copie ou téléchargez-en une sur Internet et soumettez-la à votre employeur.
Documents manquants
Si un employé ne produit pas un document requis ou un reçu pour un document de remplacement (en cas de documents perdus, volés ou détruits) dans les trois jours ouvrables suivant la date de début de son emploi, il peut être licencié.
Note
Le salarié qui présente un reçu de remplacement dispose de 90 jours pour présenter les documents de remplacement. Si vous avez besoin d'obtenir une copie de votre documentation, vous pourrez peut-être la demander en ligne.
Comment remplir et lire un formulaire I-9
En plus de vos informations personnelles de base, lorsque vous remplissez un formulaire I-9, vous devez fournir au moins un des documents approuvés pour prouver votre identité et votre éligibilité à travailler aux États-Unis.
Note
Les employés doivent présenter des documents originaux et non des photocopies.
Documents I-9 acceptables
Il existe trois catégories de documents que vous êtes autorisé à soumettre. Les employés sont tenus de présenter soit l'un des documents ci-dessous de la liste A, soit l'un des documents de la liste B plus un des documents de la liste C.
Liste A (documents établissant à la fois l’identité et l’éligibilité à l’emploi) :
- Passeport ou carte passeport des États-Unis
- Carte de résident permanent ou carte de reçu d'enregistrement d'étranger (I-551)
- Passeport étranger contenant un tampon temporaire I-551 ou une note imprimée temporaire I-551 sur un visa d'immigrant lisible par machine
- Document d'autorisation de travail contenant une photographie (I-766)
- Passeport étranger avec un tampon temporaire I-551
- Pour un étranger non immigrant autorisé à travailler uniquement pour un employeur spécifique en raison de son statut : un passeport étranger et soit le formulaire I-94, soit le formulaire I-94A avec fiche d'arrivée-départ et attestation de travail
- Passeport des États fédérés de Micronésie (FSM) ou de la République des Îles Marshall (RMI) avec formulaire I-94 ou I-94A
Liste B (documents établissant uniquement l’identité) :
- Permis de conduire ou carte d'identité délivré par un État ou une possession périphérique des États-Unis
- Carte d'identité délivrée par des agences ou entités gouvernementales fédérales, étatiques ou locales
- Carte d'identité scolaire avec photo
- Carte de document de marine marchande de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
- Carte d'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de conscription
- Carte d'identité de militaire à charge
Pour les personnes de moins de 18 ans qui ne sont pas en mesure de présenter un document listé ci-dessus:
- Dossier scolaire (tel que bulletin scolaire)
- Dossier hospitalier ou médical
- Dossier de garderie
- Dossier d'école maternelle
Liste C (documents établissant uniquement l’admissibilité à l’emploi)
- Carte de numéro de compte de Sécurité Sociale sans restriction
- Acte de naissance original délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis, portant un sceau officiel (copie certifiée conforme acceptée)
- Certification du rapport de naissance délivré par le Département d'État (formulaires DS-1350, FS-545 et FS-240)
- Carte d'identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Carte d'identité à utiliser par un citoyen résident aux États-Unis (formulaire I-179)
- Document tribal amérindien
- Document d'autorisation de travail délivré par le ministère de la Sécurité intérieure
Comment déposer un formulaire I-9
Les employés peuvent remplir le formulaire I-9 par voie électronique. L'employeur conserve ensuite le formulaire dans son dossier. Ils doivent conserver un formulaire I-9 pour chaque employé.
Les employeurs peuvent vérifier les informations I-9 d'un employé en ligne pour éviter des amendes ou des pénalités en utilisant le système E-Verify. Il s'agit d'un service en ligne fourni par le gouvernement fédéral qui compare les informations du formulaire I-9 d'un employé avec les informations des dossiers du Département américain de la sécurité intérieure et de la Social Security Administration. Le numéro de sécurité sociale de l'employé est requis pour utiliser E-Verify.
Note
Les ressortissants étrangers titulaires d'un visa de travail ou les étudiants et visiteurs d'échange doivent faire revérifier leur I-9 à chaque prolongation, ou après l'expiration de leur visa, lorsqu'un nouveau permis d'autorisation de travail est délivré.
Les formulaires I-9 doivent être conservés par l'employeur pendant trois ans après la date de début d'un employé ou un an après la fin de son emploi, selon la date la plus tardive.
Foire aux questions (FAQ)
Quel est le but d'un formulaire I-9 ?
Le formulaire I-9 permet de vérifier l'identité d'un employé et s'il est autorisé à travailler aux États-Unis. Tous les employeurs sont tenus de remplir le formulaire I-9 pour leurs employés. Pendant ce temps, tous les employés doivent fournir une preuve d'identité et une autorisation de travail à leur employeur.
Comment puis-je obtenir un formulaire I-9 ?
Votre employeur peut vous fournir une copie du formulaire I-9. Il s'agit généralement d'une partie des documents de nouvelle embauche que vous remplissez lorsque vous démarrez un nouvel emploi. Vous pouvez également le télécharger sur le site Web de l'USCIS.