Points clés à retenir
- Le formulaire IRS 940 signale à l'IRS les paiements et les calculs de l'impôt sur le chômage d'un employeur.
- Le formulaire est requis si vous avez versé un salaire de 1 500 $ ou plus à vos employés au cours d'un trimestre civil, ou si vous avez eu un ou plusieurs employés pour une partie de journée au cours de 20 semaines différentes ou plus au cours des deux dernières années.
- Le formulaire 940 de l'année précédente doit être envoyé à l'IRS avant le 31 janvier.
- Certains paiements d'impôts peuvent être dus avant de déposer le formulaire 940 auprès de l'IRS.
Comment fonctionne le formulaire 940 ?
Formulaire IRS 940 calcule le montant de l'impôt fédéral sur le chômage à payer par une entreprise pour l'année précédente. Le formulaire est également utilisé pour déterminer le montant de l'impôt sur le chômage dû pour l'année précédente, ainsi que sur les impôts sur le chômage impayés et dus.
En conjonction avec les systèmes de chômage des États, la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA) offre des prestations aux personnes qui ont perdu leur emploi sans que ce soit de leur faute. La loi permet au gouvernement d'imposer les employeurs en fonction des salaires des employés afin de fournir ces avantages, et elle exige que les employeurs effectuent des paiements d'impôts FUTA et déclarent ces paiements sur le formulaire 940.
L'équilibre
Qui utilise le formulaire 940 ?
Votre entreprise doit produire le formulaire 940 si vous avez payé un salaire de 1 500 $ ou plus à vos employés au cours d'un trimestre civil de l'année à compter de 2020 ou 2021. Vous devez également le faire si vous aviez un ou plusieurs employés pendant au moins une partie de la journée. 20 semaines différentes ou plus au cours de l'une ou l'autre des deux dernières années.
Note
Les employeurs doivent compter tous les employés à temps plein, à temps partiel et temporaires, mais ils ne sont pas obligés de compter les propriétaires ou les associés.
Les paiements d'impôt sur le chômage sont basés sur les salaires et traitements des employés à un taux de 6,0 %, jusqu'à un maximum de 7 000 $ de salaire par an et par employé. Il s’agit de la base salariale de la FUTA.
Mais vous pouvez bénéficier d'un crédit allant jusqu'à 5,4 % pour les salaires soumis au chômage de l'État, ce qui réduit le taux d'imposition de la FUTA à 0,6 %. Les 5,4 % sont en fait un crédit pour payer l’impôt chômage de l’État. Le montant annuel total de l'impôt fédéral sur le chômage par employé s'élève à 42 $ – 7 000 $ x 0,6 % – pour la plupart des entreprises qui paient l'impôt sur le chômage de l'État.
Où obtenir le formulaire 940
Le formulaire 940 est disponible en ligne sur le site Web de l'IRS. Vous pouvez le télécharger ou l’imprimer avant ou après l’avoir terminé. Le formulaire est interactif, vous pouvez donc le remplir sur le site Web.
Comment remplir le formulaire 940
Le formulaire 940 peut être rempli en quelques étapes relativement, même si certains calculs peuvent être difficiles.
- Fournissez des informations sur votre entreprise et votre statut fiscal en matière de chômage.
- Déterminez votre impôt FUTA pour l’année en tenant compte de tout ajustement du salaire brut des employés exonérés de l’impôt FUTA. Vous devrez connaître le total des paiements de tous les employés pour l'année, ajuster les paiements exonérés de FUTA et soustraire les paiements supérieurs à 7 000 $.
- Calculer les ajustements pour les paiements de l'impôt sur le chômage de l'État.
- Comparez le montant de l’impôt sur le chômage que vous devez au montant déjà versé pour déterminer le montant actuellement dû.
L'IRS fournit des instructions plus détaillées, étape par étape, dans ses instructions pour le formulaire 940.
Le formulaire 940 peut-il être déposé par voie électronique ?
Vous pouvez déposer le formulaire 940 par voie électronique, mais vous devez acheter ou utiliser un logiciel approuvé par l'IRS pour ce faire. Votre autre option consiste à utiliser un fournisseur de fichiers électroniques IRS agréé. Vous pouvez en rechercher un par emplacement sur le site Web de l’IRS.
Où envoyer le formulaire 940
Vous pouvez également envoyer le formulaire par courrier si vous préférez ne pas envoyer de fichier électronique. L'IRS fournit une liste d'adresses pour chaque État sur son site Web. L'adresse correcte dépendra du fait que vous envoyez également un paiement par la poste.
Exigences pour le formulaire 940
Le formulaire 940 doit être envoyé à l'IRS avant le 31 janvier de l'année suivante, le formulaire serait donc dû le 31 janvier 2022 pour l'année fiscale 2021. Cependant, vous pouvez disposer de 10 jours supplémentaires jusqu'au 10 février 2022 pour déposer votre déclaration si vous avez déposé la totalité de votre taxe FUTA à la date d'échéance.
Note
Le formulaire 940 est dû le jour ouvrable suivant si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié.
Vos paiements d'impôts peuvent être dus avant la date d'échéance du formulaire 940. Vous devez déposer au moins un paiement trimestriel si votre impôt FUTA est supérieur à 500 $ pour l'année civile. Vous pouvez reporter le solde impayé au trimestre suivant si votre taxe FUTA pour un trimestre est inférieure à 500 $. Vous devez effectuer un paiement trimestriel lorsque l’impôt sur le chômage cumulé dû est supérieur à 500 $.
Une entité ignorée doit déposer le formulaire 940 en utilisant son propre nom et son numéro d'identification d'employeur (EIN), et non l'identifiant d'employeur du propriétaire, selon l'IRS. Une entité ignorée est une entreprise distincte de son propriétaire, mais qui choisit d'être ignorée comme distincte du propriétaire de l'entreprise aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu. L’entité négligée la plus courante est une LLC à membre unique.
Foire aux questions (FAQ)
Quand le formulaire 940 est-il dû ?
Le formulaire 940 doit être envoyé à l'IRS avant le 31 janvier de l'année suivante, le formulaire serait donc dû le 31 janvier 2022 pour l'année fiscale 2021. Si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, le formulaire est dû le jour ouvrable suivant. Cependant, si vous avez déposé la totalité de votre loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA) à la date d'échéance, vous disposez de 10 jours supplémentaires jusqu'au 10 février 2022 pour déposer le formulaire 940.
Où puis-je envoyer le formulaire 940 ?
L'IRS fournit les adresses postales du formulaire 940 pour chaque État sur son site Web. Soyez conscient de la différence entre les adresses répertoriées par l'IRS pour l'envoi du formulaire 940 et l'envoi du formulaire avec un paiement de taxe FUTA.